Protección de datos en el correo electrónico: cláusula y modelo de comunicación

Autor: Dudatis.com

Protección de datos en el correo electrónico: cláusula y modelo de comunicación

A la hora de enviar correos electrónicos a usuarios, clientes o clientes potenciales, es necesario que estos cumplan con los requisitos exigidos por la normativa de protección de datos. Aquí te explicamos qué texto debe incluirse como cláusula de protección de datos en el correo electrónico y te facilitamos un modelo de la misma.

La ley protección de datos en correos electrónicos

Actualmente, la gran mayoría de las compañías recurren al email marketing para conseguir nuevos usuarios, suscriptores o clientes, además de usar el correo electrónico para muchas de sus comunicaciones con aquellos usuarios o clientes que ya tienen. Sin embargo, a la hora de utilizar el email como medio de contacto con usuarios o clientes potenciales, es muy importante tener en cuenta las obligaciones que establece el RGPD respecto al email, es decir, debemos respetar la ley de protección de datos al usar el correo electrónico como forma de comunicación.

En ese sentido, tanto el RGPD como la LOPDGDD obligan a recabar el consentimiento previo de los usuarios para poder enviarles por email comunicaciones comerciales o de cualquier otra índole. Este consentimiento para enviar publicidad a usuarios, suscriptores, clientes o clientes potenciales debe ser explícito, es decir, el usuario debe aceptarlo mediante una acción positiva, como puede ser marcar una casilla del tipo «acepto recibir comunicaciones comerciales a través de email».

Además, cuando se recaba el consentimiento para enviar correos electrónicos comerciales o para poder enviar las comunicaciones vía email, se debe informar a los usuarios de los aspectos básicos relativos al tratamiento de sus datos (que desarrollaremos en los siguientes puntos).

¿Qué es la cláusula de protección de datos en los correos electrónicos?

La cláusula de protección de datos del email es una cláusula de confidencialidad que alude a la privacidad y el deber de secreto que los destinatarios del email deben mantener respecto a la información contenida en el mismo. Este texto de protección de datos para email suele emplearse en las comunicaciones entre personas o entidades que mantienen algún tipo de relación que exija mantener la confidencialidad de la información que comparten entre sí.

Descarga el modelo de comunicaciones para correo electrónico

A continuación encontrarás un modelo de comunicaciones para correo electrónico de acuerdo a la normativa de protección de datos para utilizar en tus comunicaciones por email.

Modelo de comunicaciones por correo electrónico

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Probablemente habéis recibido emails con esta cláusula incorporada al final del propio correo, motivo por el cual se le suele llamar firma LOPD.

¿Para qué sirve el texto RGPD y LOPD para correo electrónico?

El texto RGPD y LOPD para correo electrónico sirve para cumplir con el deber de informar a los usuarios sobre el tratamiento de sus datos personales. Esta información se presenta en una doble capa informativa. En una primera capa se debe suministrar esta información básica al usuario:

  • Identidad del responsable del tratamiento
  • Finalidad del tratamiento
  • Legitimación o base jurídica
  • Destinatarios de los datos
  • Derechos del usuario y cómo ejercerlos
  • Procedencia de los datos
  • Plazo de conservación de los datos

En la segunda se profundizará en la información dada en la primera capa, aportando una información más completa sobre cada uno de esos elementos. Esta misma información se suministrará al usuario, si se trata de un formulario para recabar el consentimiento para recibir comunicaciones comerciales por email o suscribirse a una newsletter, junto a la casilla desmarcada para que pueda dar dicho consentimiento expreso.

¿Qué deben incluir los textos LOPDGDD/RGPD de nuestros emails?

En el caso de la cláusula de protección de datos, el texto LOPD para correo electrónico puede seguir una fórmula similar a esta:

«Esta comunicación va dirigida de manera exclusiva a su destinatario y puede contener información confidencial y/o sujeta a secreto profesional, cuya divulgación no está permitida por la Ley. Si ha recibido este mensaje por error, le rogamos que a la menor brevedad posible, se comunique mediante correo electrónico remitido a nuestra atención y proceda a su eliminación, así como cualquier documento adjunto al mismo».

En cuanto al texto LOPDGDD/RGPD que debe incluir el email, antes de la cláusula de protección de datos (si la lleva) o después de la misma (lo cierto es que no hay una regla para el orden de estos elementos), se puede poner un texto similar a este:

«En cumplimiento del RGPD en materia de protección de datos personales, le informamos de que recibe este email por estar suscrito a (XXXXXX). El responsable del tratamiento de sus datos es (XXXXXX), con NIF (XXXXXX) y domicilio fiscal (XXXXXX). La finalidad para la que se recogen sus datos es (XXXXXX) (por ejemplo, para enviarle la newsletter mensual de acuerdo a su solicitud de suscripción). Su información permanecerá en nuestra base de datos durante (XX semanas/meses/año) y que no será cedida a terceros. Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición o limitación del tratamiento poniéndose en contacto con nosotros a través de (XXXXXX)».

¿Cómo poner lo de la protección de datos en el correo electrónico?

Tanto el texto LOPDGDD/RGPD como la cláusula de protección de datos en el correo electrónico puede ponerse de manera muy sencilla en cualquier servidor de correo, puesto que puede incluirse como la firma predefinida al final del campo de texto del email.

A modo de ejemplo, si usas Gmail, solo tienes que seguir estos pasos para incluir estos textos de protección de datos para el correo electrónico:

  1. En tu cuenta de Gmail, entra en «Configuración» (tendrás que pulsar en el icono del engranaje en la esquina superior derecha)
  2. Pulsa en «Ver todos los ajustes» en el menú que se desplegará
  3. En la pantalla a la que accederás, sin salir de la pestaña «General», baja hasta que veas la opción de «Firma»
  4. Pulsa en «Crear»
  5. Ponle un nombre a la firma, por ejemplo, LOPD
  6. Escribe los textos LOPDGDD/RGPD y la cláusula de privacidad en la caja de texto, dándoles el formato que desees con las opciones de edición que tienes a tu disposición
  7. Para que aparezca esta firma, tendrás que elegirla en los «Valores predeterminados de firma» que aparecen justo bajo la caja de texto. Pulsa en los menús desplegables y elige la firma LOPD que has creado
  8. Finalmente, baja hasta el final y pulsa en «Guardar cambios»

Con otros servidores de correo electrónico el proceso es muy similar, solo tienes que localizar la «Firma» en la configuración del correo, escribir en ella los textos LOPDGDD/RGPD para emails y guardar los cambios.


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