¿Cómo adaptar un negocio de venta o alquiler de vivienda a la normativa vigente?

Autor: Dudatis.com

¿Cómo adaptar un negocio de venta o alquiler de vivienda a la normativa vigente?

Como cualquier otro negocio, aquellos dedicados a la venta o alquiler de viviendas también manejan datos personales de clientes, proveedores y empleados. Esto implica que están obligados a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD). Pero, ¿cómo deben hacerlo? En esta guía te explicaremos las exigencias de la normativa y cómo adaptar tu negocio de venta o alquiler a la ley vigente.

Registro de actividades de tratamiento

En primer lugar, es necesario llevar un registro de las actividades de tratamiento de datos, indicando los detalles de cada fichero en términos de:

  • Tipo de datos almacenados
  • Finalidad del tratamiento
  • Base legal para el tratamiento
  • Política de almacenamiento de datos
  • Cesiones o transferencias internacionales que se realicen
  • Medios a través de los que se realiza el tratamiento

Es importante mantener este registro actualizado, ya que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede solicitarlo durante una inspección.

Contratos con terceros

Si trabajas con terceros como asesorías fiscales, empresas de mantenimiento informático, u otros proveedores de servicios, es necesario firmar un contrato de encargo de tratamiento con ellos. Este contrato establecerá las obligaciones de los terceros para garantizar la protección de los datos personales a los que accedan.

Página web

Si tienes presencia online, es necesario incluir en tu página web los textos legales exigidos por la Ley de Protección de Datos y la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI). Estos textos incluyen:

  • Aviso legal: identifica al propietario de la web
  • Política de privacidad: informa al usuario sobre el tratamiento de sus datos personales, incluyendo qué datos se recaban, con qué finalidad, base legal para el tratamiento, plazo de conservación de datos, cesiones a terceros y cómo ejercer los derechos ARCO.
  • Política de cookies: informa al usuario sobre el uso de cookies y solicita su consentimiento para su colocación.

Consentimiento de clientes

Una de las obligaciones es obtener el consentimiento expreso de tus clientes para tratar sus datos personales. El consentimiento debe ser específico para cada finalidad del tratamiento, y puede ser solicitado a través de una casilla en el formulario de la página web o mediante la firma de un documento si los datos son proporcionados personalmente.

Contratos con empleados

Tus empleados tienen acceso a la información del negocio, por lo que es necesario que firmen una cláusula de confidencialidad para proteger los datos personales. También deben cumplir con las medidas de seguridad establecidas por la empresa.

Análisis de riesgos

Realizar un análisis de riesgos te permitirá evaluar los posibles riesgos asociados a los tratamientos de datos que realizas. Deberás tener en cuenta el tipo de datos, la naturaleza de los datos, los medios de tratamiento, las cesiones o transferencias internacionales, y el número de interesados afectados. Con base en este análisis, deberás implementar las medidas de seguridad adecuadas.

Evaluación de impacto

Si los tratamientos de datos que realizas implican un alto riesgo para los derechos y libertades de los interesados, es necesario realizar una evaluación de impacto. Esta evaluación te permitirá valorar la idoneidad, necesidad y proporcionalidad del tratamiento, determinar los riesgos y adoptar medidas para reducirlos.

Notificar brechas de seguridad

El RGPD establece la obligación de notificar las brechas de seguridad que se produzcan en tu negocio, tanto a los afectados como a la AEPD. Es importante contar con un plan de respuesta ante incidentes que garantice que las notificaciones se realizan dentro del plazo de 72 horas establecido.

Nombrar un DPD

Aunque el RGPD no exige a estos negocios contar con un Delegado de Protección de Datos (DPD), la LOPDGDD establece que deben contratar un DPD aquellas empresas que tengan la obligación de cumplir la legislación sobre prevención y blanqueo de capitales. Si tu negocio se encuentra en esta categoría, es necesario nombrar un DPD.

Sanciones por incumplimiento

El RGPD establece tres categorías de sanciones en función de la gravedad de la infracción. Estas sanciones pueden llegar hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual, dependiendo del caso. Es importante cumplir con la normativa para evitar sanciones.

Modelos

Para facilitar el cumplimiento de la normativa, puedes encontrar una serie de modelos gratuitos en nuestra web. Estos modelos te ayudarán a elaborar contratos, textos legales y otros documentos necesarios para adaptar tu negocio a la normativa vigente.

¿Necesitas ayuda?

Si necesitas ayuda para adaptar tu negocio a la normativa de protección de datos, podemos ponerte en contacto con empresas especializadas en la materia. ¡Recibe hasta 4 presupuestos y resuelve todas tus dudas!


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