La cesión de datos a terceros: ¿Qué debes saber?

Autor: Dudatis.com

La cesión de datos a terceros: ¿Qué debes saber?

En el mundo empresarial actual, es común contratar servicios con terceras empresas para cubrir diversas necesidades. Sin embargo, al involucrar a terceros en el manejo de datos, es importante tener en cuenta las regulaciones legales para asegurar la privacidad y protección de la información. En este artículo, te explicamos los aspectos más relevantes sobre la cesión de datos a terceros y cómo cumplir con las normativas establecidas.

¿Cómo puedo ceder datos a un tercero?

La cesión de datos a terceros debe ser regulada mediante un contrato por escrito. Este contrato debe establecer claramente que el tercero tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, no los utilizará para ningún fin distinto al acordado, ni los comunicará a otras personas sin autorización. Además, se deben establecer las medidas de seguridad que el tercero debe implementar para proteger los datos.

Extra: Si deseas descargar un modelo de contrato de cesión de datos, puedes hacerlo aquí.

La importancia del RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una legislación que tiene implicaciones en la cesión de datos a terceros. Es aplicable para el tratamiento de datos personales en la Unión Europea, tanto si el tratamiento se realiza dentro de la UE como si se realiza por un tercero no establecido en la UE pero que trate datos de personas que residan en la UE.

El RGPD establece que el responsable del tratamiento debe tener diligencia al elegir al tercero con el que va a ceder datos, ya que el responsable sigue siendo responsable de garantizar el correcto tratamiento de los datos. Por otro lado, el tercero debe adoptar todas las medidas necesarias para proteger los datos, y solo puede utilizarlos para los fines acordados con el responsable.

¿Quién debe firmar el contrato?

El contrato de cesión de datos debe ser firmado por cualquier tercero que tenga acceso a datos personales de clientes, empleados, etc. Es importante distinguir diferentes tipos de contratos según la relación con el tercero. Por ejemplo, el contrato con proveedores que acceden a la empresa pero no manejan datos personales será diferente al contrato con tercero que sí maneja datos.

Contenido mínimo del contrato

Según el RGPD, el contrato de cesión de datos debe incluir varios aspectos para asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales. Algunos de estos aspectos incluyen:

Instrucciones del responsable del tratamiento:

Se debe especificar claramente las instrucciones que el responsable da al tercero en relación al tratamiento de los datos, así como las comunicaciones a terceros que el responsable le encomienda o que se derivan del servicio prestado.

Deber de confidencialidad:

El tercero debe garantizar la confidencialidad de los datos personales y documentar el compromiso de las personas autorizadas a manejar dichos datos.

Medidas de seguridad:

El tercero debe comprometerse a implementar todas las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos, incluyendo medidas técnicas y organizativas adecuadas.

Régimen de subcontratación:

Si el tercero necesita subcontratar a otro tercero, debe obtener autorización previa por escrito del responsable del tratamiento.

Derechos de los interesados:

El contrato debe establecer cómo el tercero asistirá al responsable en el cumplimiento de las solicitudes de los interesados en relación a los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de datos, oposición y a no ser objeto de decisiones automatizadas.

Colaboración con el responsable:

El tercero debe colaborar con el responsable en el cumplimiento de sus obligaciones, como aplicar las medidas de seguridad necesarias, notificar violaciones de datos a los interesados, y realizar evaluaciones de impacto, entre otros.

Destino de los datos:

El contrato debe establecer si el tercero debe suprimir o devolver los datos al finalizar la prestación de los servicios, y en qué plazo debe hacerlo.

Colaboración para demostrar el cumplimiento:

El tercero debe poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato.

Tipos de contratos con terceros

La normativa de Protección de Datos establece dos tipos de tratamientos de información personal por parte de terceros: comunicación o cesión de datos, y acceso a datos por cuenta de terceros.

En la comunicación o cesión de datos, el tercero se convierte en cesionario y asume todas las responsabilidades propias de un responsable del fichero. En el acceso a datos por cuenta de terceros, el tercero es denominado encargado del tratamiento y presta servicios por cuenta y riesgo del responsable del fichero.

Nuestra Conclusión

La cesión de datos a terceros es una práctica común en el mundo empresarial actual. Sin embargo, es importante tener en cuenta las regulaciones legales, como el RGPD, para asegurar la protección de los datos personales. Al firmar un contrato de cesión de datos, es fundamental incluir los aspectos mencionados anteriormente para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales y proteger la privacidad de los datos.


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