Contrato de encargado de tratamiento de datos: todo lo que necesitas saber

Autor: Dudatis.com

Contrato de encargado de tratamiento de datos: todo lo que necesitas saber

Si te encuentras en la necesidad de formalizar un contrato de encargado de tratamiento de datos, no te preocupes, al final de este artículo podrás descargar un modelo completamente gratuito. Además, te explicaremos en qué consiste este documento, cuándo es necesario formalizarlo y qué cláusulas debe incluir.

¿Qué es el contrato de encargado de tratamiento?

El contrato de encargado de tratamiento de datos es un documento que establece la relación entre el responsable y el encargado del tratamiento, así como sus obligaciones en materia de protección de datos. Este contrato establece los requisitos que el encargado debe cumplir según las indicaciones del responsable, lo cual incluye medidas de seguridad, confidencialidad, subcontratación, destino de los datos y obligación de informar al responsable.

¿Para qué sirve un contrato de encargado de tratamiento de datos?

El contrato de encargado de tratamiento tiene como objetivo establecer las condiciones en las cuales el encargado del tratamiento llevará a cabo el tratamiento de datos personales en nombre del responsable. El encargado tendrá acceso a los ficheros que contienen datos personales, pero el responsable seguirá teniendo control sobre el uso y los fines del tratamiento.

Contenido mínimo del contrato de encargado de tratamiento

El contrato de encargado de tratamiento debe incluir una serie de cláusulas que especifiquen las responsabilidades y obligaciones tanto del responsable como del encargado. Entre estas cláusulas se encuentran:

1. Instrucciones del responsable del tratamiento

El responsable deberá definir las obligaciones del encargado en cuanto al registro de las actividades de tratamiento, la base legal y finalidad del tratamiento, el plazo de conservación de los datos, la cesión de datos a terceros y los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición de los interesados.

2. Deber de confidencialidad

El encargado debe cumplir con el acuerdo de confidencialidad y el deber de secreto, es decir, no podrá transmitir o ceder los datos a terceros no autorizados durante el tiempo establecido en el contrato. Esto puede incluso extenderse después de finalizada la relación contractual.

3. Medidas de seguridad

El contrato especificará las medidas técnicas y organizativas que el encargado debe aplicar para garantizar la seguridad e integridad de los datos durante su gestión.

4. Régimen de subcontratación

El contrato establecerá los mecanismos mediante los cuales el encargado podrá subcontratar a otra persona física o jurídica para llevar a cabo el tratamiento de datos, siempre y cuando cuente con autorización expresa del responsable.

5. Derechos de los interesados

El responsable deberá informar al encargado sobre cómo los interesados podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición.

6. Cooperación con el responsable en el cumplimiento de sus obligaciones

El encargado deberá asistir al responsable, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, en el cumplimiento de sus obligaciones para responder a las solicitudes de los interesados.

7. Destino de los datos concluida la prestación del servicio

El contrato deberá indicar qué se hará con los datos una vez que termine la relación contractual entre responsable y encargado. Normalmente se deberán suprimir o devolver los datos, a menos que sea necesario conservarlos por obligación legal.

8. Demostrar el cumplimiento al responsable

El encargado deberá poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por el RGPD y la LOPDGDD, así como permitir y contribuir a auditorías e inspecciones de la AEPD u otro auditor autorizado.

¿Cómo y cuándo se debe usar el contrato de encargado de tratamiento?

El contrato de encargado de tratamiento debe ser firmado por escrito y siempre antes de que comience la relación entre el responsable y el encargado del tratamiento. Este contrato funciona como una salvaguarda de las obligaciones de ambas partes y puede ser requerido en caso de presunto incumplimiento o litigio.

¿Dónde y cómo se debe almacenar el contrato?

Es recomendable mantener el contrato de encargado de tratamiento en un lugar seguro, al cual solo tenga acceso personal autorizado. También se recomienda hacer copias del contrato y almacenarlo en formato electrónico. Es importante tener una copia de seguridad actualizada de todos los documentos y archivos.

Ahora que ya conoces todos los aspectos importantes sobre el contrato de encargado de tratamiento de datos, puedes descargar nuestro modelo gratuito para utilizarlo en tu empresa. Recuerda cumplir con todas las obligaciones establecidas por la legislación vigente en materia de protección de datos.


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