¿Qué documentos no debes guardar en tu correo electrónico?

Autor: Dudatis.com

¿Qué documentos no debes guardar en tu correo electrónico?

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta básicamente imprescindible, tanto para uso profesional como para uso particular. Entre los usos que hacemos de nuestra bandeja de entrada y salida, está el de almacenamiento digital, bien por comodidad o bien porque no solemos hacer limpieza y eliminar elementos recibidos y enviados con suficiente regularidad. Sin embargo, esto puede suponer un peligro para nuestra privacidad o la confidencialidad de nuestra empresa; por ello, en esta entrada vamos a explicar cuáles son los documentos que nunca deberías guardar en tu correo electrónico.

¿Por qué no deberíamos usar la bandeja de entrada y enviados como un archivo en la nube?

Pueden contener datos de autenticación.

Pueden contener información confidencial de la empresa.

Pueden contener copias de documentos personales.

Puede contener documentos privados e información sensible.

Puede suponer un riesgo para la protección de datos personales.

Desde que los proveedores de correo electrónico nos proporcionan una mayor capacidad de almacenamiento en ellos, somos muchos los que usamos las bandejas de entrada y enviados como si de un archivo en la nube se tratase. Por un lado, es cómodo tener a una simple búsqueda el acceso a determinados documentos, por otro lado, garantiza tener siempre disponible una especie de copia de seguridad de los documentos que hemos enviado o recibido.

Incluso se puede pensar que es imprescindible conversar todos los correos electrónicos relacionados con un determinado asunto, de cara a evitar posibles problemas o reclamaciones, y es más cómodo mantenerlos en el servidor que impresos o descargados en el equipo. Otras personas también usan el correo electrónico para tener copias de sus cuentas de usuario y contraseña localizadas en un solo lugar.

Muchos llevamos a cabo estas prácticas o nos despreocupamos de limpiar nuestras bandejas de entrada y salida, porque confiamos en la seguridad en el correo electrónico. Sin embargo, debemos tener cuidado con el correo electrónico y lo que dejamos guardado en él, porque si alguien consigue tener acceso a nuestra cuenta de correo, por ejemplo, mediante un ataque de phishing o debido a un robo de datos que haya dejado expuestas nuestras cuentas y contraseñas, tendría acceso a toda esa información confidencial, personal y privada que conservamos en él.

¿Cuáles son las principales razones para no guardar documentos en el correo electrónico?

Pueden contener datos de autenticación: Conservar estos datos en la bandeja de correo podría poner en riesgo desde el acceso a nuestra propia cuenta, hasta la red interna de la empresa.

Pueden contener información confidencial de la empresa: La información en sí puede que no sea el objetivo final de los ciberatacantes, pero pueden usarla para confeccionar ataques de spear phishing dirigidos a empleados, directivos, socios comerciales, etc.

Pueden contener copias de documentos personales: Dejarlos en la bandeja de salida no es una forma adecuada de proteger datos personales. Si nos hackean la bandeja de correo electrónico, se produciría una brecha de seguridad en la que esos datos quedarían expuestos.

Puede contener documentos privados e información sensible: Cualquier ataque a nuestra bandeja de correo podría dejar al descubierto este tipo de documentación e información y su consecuente pérdida o mal uso.

Puede suponer un riesgo para la protección de datos personales: Conservar documentos con datos personales en la bandeja del correo electrónico supone un riesgo en cuanto a la protección de datos de carácter personal.

En definitiva, lo mejor es no guardar ningún tipo de correo electrónico que pueda contener información confidencial, sea privada o de la empresa. Lo ideal y recomendable es descargar los documentos e información adjunta que necesite conservar, guardarla de forma segura en el ordenador y proceder a eliminar el correo recibido de la bandeja de entrada. Lo mismo aplicaré a la bandeja de salida, una vez enviado el correo que contenga información privada, personal o confidencial, lo eliminaré de ella.


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