El sistema de control de documentos y su importancia en las organizaciones

Autor: Dudatis.com

El sistema de control de documentos y su importancia en las organizaciones

Un sistema de control de documentos es fundamental para el éxito de cualquier organización, ya que permite eliminar la documentación faltante, alertar sobre problemas y optimizar los procesos de acción correctiva. La capacidad de controlar la información en forma de documento es crucial en cualquier organización y puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

¿Qué es el control de documentos?

El control de documentos es una disciplina de garantía de calidad que garantiza la gestión adecuada de archivos de conformidad con las reglamentaciones y sistemas de gestión de calidad. Este control es esencial en industrias altamente reguladas, ya que contribuye al cumplimiento normativo, mejora la gestión de calidad y facilita la recuperación ante desastres, entre otros beneficios.

Importancia del control de documentos

El control de documentos ofrece diversos beneficios, como un control de acceso más fuerte, mejor cumplimiento normativo, transparencia de la información, colaboración global, gestión de calidad mejorada, recuperación ante desastres y racionalización de toda la empresa.

Control de acceso más fuerte

Un sistema de control documental garantiza que solo las personas adecuadas tengan acceso a la información correcta en el momento adecuado. Esto evita la pérdida de información y reduce los riesgos de incumplimiento y daño a la reputación de la organización.

Cumplimiento mejorado

El control de documentos simplifica el cumplimiento de los requisitos reglamentarios complejos, como la gestión de firmas electrónicas y contraseñas. Esto reduce los riesgos de documentación incompleta y garantiza el cumplimiento de los estándares establecidos.

Transparencia de la información

Un sistema de control documental garantiza la protección de documentos confidenciales y permite un acceso rápido y seguro a la información cuando sea necesario. Además, ofrece un almacenamiento adecuado de diferentes tipos de documentos y la posibilidad de buscar y recuperar documentos archivados.

Colaboración global

Los sistemas de control documental en la nube facilitan la colaboración en tiempo real entre una fuerza laboral distribuida, lo que agiliza los procesos y mejora la competitividad de la organización.

Gestión de calidad mejorada

El control de documentos desempeña un papel clave en la gestión de la calidad, ya que permite cumplir con los estándares y requisitos de calidad establecidos y facilita la revisión y cambio de la documentación según sea necesario.

Recuperación ante desastres

Los sistemas de control documental en la nube ofrecen almacenamiento distribuido de documentos, lo que garantiza que la organización pueda recuperarse rápidamente de amenazas a la seguridad de los datos y minimizar los riesgos asociados.

Racionalización de toda la empresa

Un sistema de control de documentos eficaz simplifica los procesos en todos los niveles de la organización y mejora la agilidad y la transparencia, lo que genera una mayor valoración de la empresa y una ventaja competitiva.

Procedimiento de control de documentos

El procedimiento de control de documentos está definido por la norma ISO 9001, que establece la importancia de documentar y controlar todos los documentos requeridos por el sistema de gestión de calidad. Esto implica revisar y actualizar los documentos según sea necesario, asegurando su vigencia y evitando que se vuelvan inexactos u obsoletos con el tiempo.

Documentos externos

Los documentos externos que se utilizan dentro del alcance del sistema de gestión también deben ser controlados. Estos documentos pueden incluir manuales, procedimientos y normas publicadas por fabricantes, clientes u otras organizaciones. Es importante identificar y controlar la distribución de estos documentos para garantizar su correcto uso.

Documentos obsoletos

Los documentos obsoletos deben evitarse y, en caso de ser necesarios, deben ser identificados adecuadamente para evitar su uso involuntario. Estos documentos pueden retenerse para preservar el conocimiento, pero deben ser marcados como obsoletos o almacenados en ubicaciones designadas con acceso controlado.

La hoja de control de documentos ¿Qué debe incluir?

Una hoja de control de documentos debe incluir la información sobre quién creó, verificó y aprobó el documento, así como su estado, número de revisión y autorización. También es importante establecer una convención de nomenclatura coherente y asegurarse de que todos los documentos sean accesibles y notificar a las partes relevantes sobre cualquier cambio realizado.

4 apuntes para mejorar el control de documentos

Para mejorar el control de documentos, es importante seguir algunos consejos prácticos:

1. Hacer accesible la documentación

Proporcionar un acceso fácil y móvil a los documentos asegura que todos los miembros del equipo estén informados y actualizados en todo momento.

2. Incluir números de código únicos en los documentos

Asignar códigos a cada documento facilita la identificación y rastreo de los mismos, evitando confusiones y problemas de control de versiones.

3. Mantener a todos informados

Tener un sistema que notifique a todas las partes sobre los cambios en los documentos es fundamental para mantener a todos actualizados y evitar el uso de versiones desactualizadas.

4. Seguimiento y optimización del flujo de información

Evaluar y mejorar el flujo de información dentro de la organización garantiza que la información correcta llegue a la persona adecuada y en el momento adecuado, evitando confusiones y retrasos.

El control de documentos es una tarea crucial en cualquier organización y puede ser optimizado siguiendo estos consejos prácticos. Implementar un sistema eficaz de control de documentos mejora la gestión, la transparencia y el cumplimiento normativo, lo que contribuye al éxito de la organización.


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