Adaptando tu comercio a la ley de Protección de Datos

Autor: Dudatis.com

Adaptando tu comercio a la ley de Protección de Datos

Si tienes una tienda física o vendes a través de Internet, es importante que te adaptes a la ley de Protección de Datos para garantizar la privacidad de tus clientes. En este artículo, te explico las principales actuaciones que debes realizar para cumplir con esta normativa.

Normativa de Protección de Datos

Antes de comenzar, es importante conocer las normas que regulan la Protección de Datos. En Europa, vigente a partir del 25 de mayo de 2018, se encuentra el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En España, la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y la Nueva LOPD, que está pendiente de aprobarse.

¿Cómo deben adaptarse los comercios al RGPD?

Los comercios manejan una gran cantidad de datos personales, como los de sus clientes, empleados y proveedores. Por lo tanto, es necesario adaptarse a la nueva normativa de Protección de Datos. A continuación, te detallo las principales actuaciones que debes realizar para cumplir con el RGPD:

1. Registro de actividades de tratamiento

Lo primero que debes hacer es realizar un registro de actividades de tratamiento, en el que incluyas qué tipo de datos manejas, la finalidad del tratamiento, los destinatarios de esos datos, la política de almacenamiento, entre otros detalles. Este registro debe mantenerse siempre actualizado.

2. Contratos con terceros

Si trabajas con terceros que tienen acceso a los datos de tus clientes y empleados, como una gestoría o una empresa informática, es necesario firmar un contrato de encargo de tratamiento en el que se establezcan las obligaciones de proteger esos datos.

3. Página web / Tienda online

Si operas online, es importante incorporar los textos legales requeridos por la ley en tu página web o tienda online. Estos textos incluyen el aviso legal, la política de privacidad, la política de cookies y las condiciones de uso y contratación en caso de ofrecer productos o servicios por Internet.

En el aviso legal, debes incluir los datos de identificación del propietario de la página web, como el nombre, CIF/NIF, dirección y número de inscripción en el Registro Mercantil. En la política de privacidad, debes informar sobre el tratamiento de los datos personales, cómo se almacenarán y durante cuánto tiempo, así como los derechos que asisten a los usuarios.

La política de cookies debe informar sobre las cookies utilizadas en la página web, su finalidad y duración. Por último, las condiciones de uso y contratación deben regular la prestación de servicios o venta de productos a través de Internet.

4. Consentimiento de clientes

Es fundamental obtener el consentimiento expreso de tus clientes para poder tratar sus datos personales. Esto puede hacerse a través de una casilla en la página web o mediante un documento firmado en la tienda. También es importante informar a los clientes sobre cualquier cambio que se vaya a realizar en el tratamiento de sus datos.

5. Contratos con empleados

Los empleados también tienen acceso a los datos personales del comercio, por lo que es necesario que firmen un acuerdo de confidencialidad para proteger esa información y cumplan con las medidas de seguridad establecidas por la empresa.

6. Análisis de riesgos

Realiza un análisis de riesgos para identificar posibles vulnerabilidades en el tratamiento de los datos. Evalúa los tipos de datos que manejas, las transferencias internacionales, las cesiones de datos y el número de personas afectadas. Implementa medidas de seguridad adecuadas.

7. Evaluación de impacto

En caso de que el riesgo sea especialmente alto, es necesario realizar una evaluación de impacto para minimizar el afecto a los derechos de los interesados. Esta evaluación deberá valorar la idoneidad, necesidad y proporcionalidad del tratamiento, así como adoptar las medidas adecuadas para reducir los riesgos.

8. Notificar violaciones de seguridad

Si se produce una brecha de seguridad en el comercio, es necesario notificarlo tanto a los afectados como a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo de 72 horas. Para ello, es recomendable contar con un plan de respuesta ante incidentes.

9. Delegado de Protección de Datos

El RGPD establece la necesidad de contar con un Delegado de Protección de Datos (DPO) en los comercios. Este experto se encargará de auditar el sistema, notificar posibles fallos de seguridad y realizar los ajustes necesarios. El DPO debe contar con conocimientos especializados en Derecho y Protección de Datos.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipo de datos personales tratan los comercios?

Los comercios tratan diferentes tipos de datos personales, como los de tarjetas de crédito, datos para tarjetas de fidelización, correos para envío de promociones, datos de contacto para reservas o pedidos, e imágenes obtenidas de cámaras de videovigilancia.

¿Qué ocurre con los datos recogidos a través de la TPV?

Los datos recogidos a través de la TPV, como el número de tarjeta, el importe de la compra y la fecha y hora de realización, también se consideran datos personales. Es importante guardar esos tickets de forma segura y tratarlos como cualquier otro dato personal.

¿Cómo debo tratar los datos de clientes morosos?

La inclusión de datos de clientes morosos en ficheros solo puede hacerse si se cumple una serie de requisitos, como tener una deuda cierta, vencida y exigible, haber requerido el pago de la deuda al cliente y guardar los registros que demuestren estos requerimientos. Además, cuando un cliente cancele su deuda, se debe eliminar su información de los ficheros de morosos.

¿Puedo enviar comunicaciones comerciales a clientes anteriores a la entrada en vigor del RGPD?

Para enviar comunicaciones comerciales, se requiere el consentimiento expreso del destinatario. En el caso de clientes anteriores a la entrada en vigor del RGPD, si no se tiene su consentimiento expreso, es necesario solicitarlo. De lo contrario, no se podrán enviar dichas comunicaciones.

¿Tengo que cumplir alguna obligación si tengo una cámara que solo permite el visionado en tiempo real?

Aunque las cámaras no graben imágenes, si permiten el visionado en tiempo real, aún se considera un tratamiento de datos personales. Por lo tanto, es necesario cumplir con las obligaciones establecidas en el RGPD, como el registro de actividades de tratamiento y el derecho a la información.

¿Qué debo hacer con los curriculum que me dejan en la tienda?

Si decides guardar los curriculum para futuros procesos de selección, debes solicitar el consentimiento expreso de los solicitantes. En el documento de consentimiento, debes informar sobre la finalidad del tratamiento, el plazo de conservación de los datos, los destinatarios y los derechos que asisten a la persona. En caso de que no te interese guardar los curriculum, debes eliminarlos de forma segura.

¿Puedo ceder datos de los clientes a empresas de mensajería?

Sí, puedes ceder los datos de los clientes a empresas de mensajería, pero es necesario informar a los clientes sobre esa cesión y solicitar su consentimiento expreso. Además, es recomendable firmar un contrato de acceso a datos por cuenta de terceros con estas empresas de mensajería.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de la normativa de Protección de Datos puede acarrear sanciones económicas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación de la empresa. Además, los Estados tienen la posibilidad de establecer sanciones penales en determinados casos. Por lo tanto, es fundamental cumplir con la normativa para evitar estas sanciones.

No arriesgues la privacidad de tus clientes ni las sanciones económicas. Comienza cuanto antes la adaptación de tu comercio a la ley de Protección de Datos. Si necesitas ayuda, solicita varios presupuestos y encuentra profesionales que te asesoren en este proceso.

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